Email Correspondence Filing

[QueenR]

Контора маленькая, инженерная (30 чел может наберется, а може и нет), но вроде думают расширяться. Электорнную корреспонденцию раньше каждый из сотрудников перетаскивал из аутлука в соответствующую папку проекта. Потом обнаружилось, что не все это делают, и некоторые емайлы терялись. После этого руководство решило открыть папки проекта в аутлуке в Public Folders (shared), но опять же нам надо вручную перетаскивать свою корреспонденцию. (вроде результаты улучшились после этого)

Вопрос: Можно ли как-то автоматизировать процесс, чтоб каждый из сотрудников не убивал время на файлинг? Есть ли какие-нибуь программки, базы данных, или еще что, которые бы файлили и еще, что немаловажно и находили бы корреспонденцию хорошо при необходимости?
Ну и чисто из любопытства, мне интересно как в других конторах это происходит?

[Kiseta]

Контора маленькая, инженерная (30 чел может наберется, а може и нет), но вроде думают расширяться. Электорнную корреспонденцию раньше каждый из сотрудников перетаскивал из аутлука в соответствующую папку проекта. Потом обнаружилось, что не все это делают, и некоторые емайлы терялись. После этого руководство решило открыть папки проекта в аутлуке в Public Folders (shared), но опять же нам надо вручную перетаскивать свою корреспонденцию. (вроде результаты улучшились после этого)

Вопрос: Можно ли как-то автоматизировать процесс, чтоб каждый из сотрудников не убивал время на файлинг? Есть ли какие-нибуь программки, базы данных, или еще что, которые бы файлили и еще, что немаловажно и находили бы корреспонденцию хорошо при необходимости?
Ну и чисто из любопытства, мне интересно как в других конторах это происходит?

а вы пробовали пользоваться Rules в Outlook?

[QueenR]

Контора маленькая, инженерная (30 чел может наберется, а може и нет), но вроде думают расширяться. Электорнную корреспонденцию раньше каждый из сотрудников перетаскивал из аутлука в соответствующую папку проекта. Потом обнаружилось, что не все это делают, и некоторые емайлы терялись. После этого руководство решило открыть папки проекта в аутлуке в Public Folders (shared), но опять же нам надо вручную перетаскивать свою корреспонденцию. (вроде результаты улучшились после этого)

Вопрос: Можно ли как-то автоматизировать процесс, чтоб каждый из сотрудников не убивал время на файлинг? Есть ли какие-нибуь программки, базы данных, или еще что, которые бы файлили и еще, что немаловажно и находили бы корреспонденцию хорошо при необходимости?
Ну и чисто из любопытства, мне интересно как в других конторах это происходит?

а вы пробовали пользоваться Rules в Outlook?

Мне кажется rules в outlook не совсем помогут, нужно что-то более sophisticated. Я использую rules для своего инбокса, он у меня не на столько разделен на subfolders, и то не всегда работает (более детально я еще это не изучала, использовала простые правила). Или может там можно что-то перепрограммировать и включить AI как-то? Это я так мечтаю.

Еще одна проблема с посиком в аутлуке, когда делаешь поиск в паблик фолдерс. В индивидуальном инбоксе работает, а вот в зашериной папке не всегда все находит.

[johndoe]

Это вопрос из области OQM - Ogr. Quality Management (кстати это требование APEGBC ко всем местным инженерным организациям). У нас ничего умнее MS SharePoint не нашлось, но само решение очень кастомное, с учетом процессов присвоения номеров всем документам, оборот запросов с контракторами, transmittals и прочее прочее. Просто емаил в Outlook слишком негибкий и ограниченный, лучше что то посерьезнее. Плюс SharePoint в том что он может делать много вещей автоматом, например процессы ревью разных версии документов, отсылку емаилов с запросами, трекинг апдейтов и тд.

[QueenR]

Это вопрос из области OQM - Ogr. Quality Management (кстати это требование APEGBC ко всем местным инженерным организациям). У нас ничего умнее MS SharePoint не нашлось, но само решение очень кастомное, с учетом процессов присвоения номеров всем документам, оборот запросов с контракторами, transmittals и прочее прочее. Просто емаил в Outlook слишком негибкий и ограниченный, лучше что то посерьезнее. Плюс SharePoint в том что он может делать много вещей автоматом, например процессы ревью разных версии документов, отсылку емаилов с запросами, трекинг апдейтов и тд.

Cool!
До этого наши вроде еще не додумались. Вы сами настраивали SharePoint, с помощью айтишников компании или звали консультантов?
У нас пока все немного топорно, Engineering Drawing/Document List в MS Access, ну и transmittals оттуда же генерируем. Procurement/Construction мы пока не делаем, только ассистируем, если надо по проектам. Корреспонденция вот в аутлуке.

Спасибо за идею, надо будет рассмотреть. Был разговор делать весь документооборот в призм, но потом решили что это оверкил и дорого.

[Kate]

Можно написать Outlook Add-in примерно за час с отладкой и потом поставить каждому на машину.

[lapa]

Если будут серьезные намерения... Я как раз поддерживаю документ манагемент - у нас гордо называется Product Lifecycle Management (PLM) систему. Контора побольше будет, делает самолетные структурные компоненты.
Тогда обращайтесь.

[johndoe]

Это вопрос из области OQM - Ogr. Quality Management (кстати это требование APEGBC ко всем местным инженерным организациям). У нас ничего умнее MS SharePoint не нашлось, но само решение очень кастомное, с учетом процессов присвоения номеров всем документам, оборот запросов с контракторами, transmittals и прочее прочее. Просто емаил в Outlook слишком негибкий и ограниченный, лучше что то посерьезнее. Плюс SharePoint в том что он может делать много вещей автоматом, например процессы ревью разных версии документов, отсылку емаилов с запросами, трекинг апдейтов и тд.

Cool!
До этого наши вроде еще не додумались. Вы сами настраивали SharePoint, с помощью айтишников компании или звали консультантов?
У нас пока все немного топорно, Engineering Drawing/Document List в MS Access, ну и transmittals оттуда же генерируем. Procurement/Construction мы пока не делаем, только ассистируем, если надо по проектам. Корреспонденция вот в аутлуке.

Спасибо за идею, надо будет рассмотреть. Был разговор делать весь документооборот в призм, но потом решили что это оверкил и дорого.

Чтобы грамотно задевелопить SharePoint местных ИТ как правило недостаточно. Если конечно шарепоит не ваш прямой профит. Поэтому кого то звать все равно придется, хотя бы чтобы иметь независимую экспертизу возможностей реализации того или иного требования. Вам рано или поздно, если планируете расти, придется вводить систему электронного документооборота. APEGBC уже авторизует электронные печати, поэтому чем раньше начать имплементировать что то подобное, тем лучше. Могу посоветовать конторку с которой мы работаем в личку.

[lapa]

Чтобы грамотно задевелопить SharePoint местных ИТ как правило недостаточно.

SharePoint или не SharPoint - That is the question... Вы правы - такой софт всегда требует имплиментации специалистом/ми потому как его не используют ouf of box. И это часто проблема для небольших контор.